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Un press tour ben organizzato è uno strumento di PR estremamente efficace, strutturarlo al meglio è uno dei compiti principali dell’Ufficio Stampa

Viaggiare, scoprire, incontrare, conoscere, scoprire e tornare arricchiti . Questo vale anche per il Press Tour detto anche “viaggio stampa”. Si tratta di un itinerario strutturato e organizzato per i giornalisti che partecipano su stretto invito. L’obiettivo è quello di far conoscere e promuovere la realtà in questione.

L’ufficio stampa  o le agenzie specializzate sono coloro che si occupano dell’organizzazione dei viaggi stampa, capaci di dialogare con i giornalisti. I press tour sono delle ottime opportunità per costruire relazione e dare visibilità all’azienda. I giornalisti che vi partecipano, sono membri selezionati ed esperti del settore in questione.

Il viaggio stampa è molto efficace nel momento in cui è necessario informare su un’azienda, lancio di nuovi prodotti, attrazioni turistiche o culturali, uscita del nuovo menu di un ristorante etc. Sono una vera e propria occasione unica per mostrare ai giornalisti ciò che si desidera raccontare a quante più persone possibile e far promuovere la propria azienda dai principali mass media.

Un Press Tour si basa su dei passaggi ben definiti e lineari . Partendo dalla tempistica di organizzazione, che deve essere comunicata per tempo e studiata alla perfezione. Viene infatti organizzato sulla base di programma costruito ad hoc per l’occasione e comunicato per tempo alla stampa selezionata. Un press tour ben organizzato è uno strumento di PR estremamente efficace.

Incontrare giornalisti  sul loro territorio può essere un fattore decisivo nella conduzione di press tour di successo.

Un tour stampa di successo può dare il via alla presenza nelle pubbliche relazioni della tua azienda e posizionarti come una delle principali risorse mediatiche. Le relazioni formate attraverso un tour stampa di successo non solo si tradurranno in una potenziale copertura di articoli per l’ azienda, ma prepareranno il terreno per l’attenzione della stampa futura. Pensare in modo strategico, prepararsi con studio e progettualità, questi i punti chiave.

Tutti i costi del press tour sono generalmente coperti dall’azienda per tutto ciò che riguarda trasporto, alloggio, pasti. L’organizzazione è simile all’organizzazione di un piano strategico di marketing.

Pianificazione di un tour stampa

Dopo aver stabilito obiettivi, budget ed aver gettato una base solida sul viaggio si può partire con l’organizzazione del tour stampa.

Determinare il pubblico

Il primo passo da compiere è quello di definire il pubblico giusto per il tour pianificato. Se, per esempio, si tratta di un viaggio stampa alla scoperta di una cantina, i giornalisti da selezionare saranno quelli del settore wine.

Scegliere almeno 8 ma non più di 15 giornalisti. Non così pochi che i costi organizzativi diventano proporzionalmente troppo alti e non così tanti da rendere difficile la gestione individuale dei media.

Non appena decidi di avviare un tour stampa, è necessario fare un elenco di tutti i redattori e giornalisti con cui si hanno rapporti .

Comunicare per tempo

L’ideale è proporre un tour stampa due settimane prima delle date del tour. Un mese circa prima della data è troppo in anticipo per coordinarsi con gli orari e gli impegni della stampa.

Confrontarsi con il cliente. I clienti vogliono e hanno bisogno di conoscere i giornalisti e le testate che incontreranno. Includere tutte le informazioni sul giornalista, la testata di riferimento, le informazioni di contatto e tutti i dettagli a cui è possibile fare facilmente riferimento.

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Recall

Una delle attività dell’ufficio stampa è il cosiddetto recall, che consiste nel chiamare telefonicamente il giornalista. Questo consentirà di instaurare e mantenere un livello più personale. Inoltre renderà il press tour più “reale” per la stampa e presentare con tutti i dettagli necessari l’azienda e il viaggio stampa.

Fornire un piano ai clienti

I clienti vogliono e hanno bisogno di conoscere i giornalisti e le testate con cui incontreranno. Preparare il tuo cliente per un tour stampa non riguarda solo la formazione sui media. I tuoi clienti devono sentirsi sicuri e sicuri di ogni giornalista che incontrano. Includere tutte le informazioni pertinenti sull’outlet e sul giornalista, le informazioni di contatto e tutti i dettagli a cui è possibile fare facilmente riferimento prima o dopo una riunione.

Pianificare alla perfezione

Il tempismo e il viaggio posso diventare dei punti cruciali durante un tour di stampa. Avere ogni indirizzo, comprese le strade trasversali, le possibili alternative, i numeri e i contatti necessari, consente di rispondere in maniera positiva ad ogni eventuale evenienza

Inizia il press tour

La giornata è iniziata, la stampa selezionata è arrivata nel luogo dove avrà inizio il press tour. Ogni giornalista è pronto per annotare tutti i dettagli.

Presentazione cliente. Le presentazioni sono fondamentali per iniziare l’incontro con il piede giusto. Dopo aver stretto la mano al giornalista, il cliente deve essere presentato in modo che possa iniziare a costruire una relazione per il resto del viaggio.

Interazione.  Quando qualcosa non è chiaro, l’ufficio stampa è li.  Ad ogni domanda, dubbio, informazione è molto saper rispondere ad ogni necessità della stampa. Avere ampie informazioni a cui fare riferimento è fondamentale

La cartella stampa.  L’ufficio stampa si occuperà prima della partenza della preparazione di  una cartella stampa che può essere sia elettronica che cartacea con immagini, un comunicato stampa e qualsiasi informazione aggiuntiva sul cliente e su eventuali annunci importanti. Lasciare la cartella stampa e il biglietto da visita a ogni giornalista è fondamentale per far si che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per promuovere il marchio. Con la nuova era delle cartelle stampa digitali, si può semplicemente condividere i link alla cartella stampa digitale e persino monitorare quante persone visitano il kit multimediale

Che cos’è una cartella stampa?

I kit per la stampa (noti anche come kit per i media) aiutano a spiegare i fatti fondamentali dell’ azienda a giornalisti e media in generale in un pacchetto ordinato . L’idea è che chiunque visiti la cartella stampa possa scoprire  i fatti chiave e le informazioni chiave sul cliente .

Ancora meglio, possono scaricare le risorse di cui hanno bisogno per la loro storia senza dover prima inviarti un’e-mail e poi sedersi in attesa di una risposta.

Ciò fa risparmiare tempo a loro e a te, migliorando drasticamente le tue relazioni con i media senza troppi sforzi da parte tua.

Gli eventi

Conferenze ed eventi sono l’occasione giusta per conoscere potenziali blogger o giornalisti per invitare al Press Tour. Eventi e convegni sono anche il modo migliore per incontrare le persone che organizzano i viaggi stampa.

Fine Press Tour:

Al termine del press tour, gli organizzatori attendono la pubblicazione dei giornalisti in cui parleranno del nuovo prodotto e descriveranno le loro impressioni sul viaggio. Naturalmente, queste recensioni non sono sempre positive. Ecco perché l’organizzazione di un press tour per i media dovrebbe essere affrontata con cura. Il giorno dopo finito il viaggio stampa, l’ufficio stampa generalmente si occupa di sentire i giornalisti invitati per l’invio degli ultimi materiali e per sincerarsi che tutto sia andato bene.

Gran parte del successo dipende da come è organizzato il reparto stampa. Questo processo include diversi passaggi:

1.Stabilire gli obiettivi del viaggio.

2.Riunire i giornalisti dei media rilevanti.

3.Creazione del programma.

4.Realizzazione di un press-kit comprensivo di comunicati stampa, contenuti fotografici e video.

5.Accreditamento dei giornalisti.

Il programma potrebbe includere diversi elementi:

  • Parte gastronomia (degustazioni)
  • Sezione culturale 
  • Parte ufficiale

Chi organizza i press tour?

Un press tour è principalmente un evento pubblicitario. È molto importante prendere in considerazione tutte le sfumature e i più piccoli dettagli, perché una piccola svista può minare in modo significativo la reputazione di un’organizzazione. L’ufficio stampa è l’organo incaricato. Il loro compito non è solo organizzare con competenza un press tour, ma anche accompagnare i giornalisti in ogni momento.

Non è così facile organizzare un buon tour di stampa. Si tratta di un compito che vede una notevole esperienza nell’organizzazione e nella conduzione di tour stampa. Necessario è trovare un’azienda che sappia come farlo nel modo giusto. Molto importante sono anche le spese da calcolare. Ma per l’organizzazione di un tour di stampa sono generalmente inferiori rispetto a quelle della pubblicità.

L’organizzazione di un press tour è un processo laborioso che richiede un’attenta preparazione preliminare. Qui ogni piccola cosa è importante, tutto dovrebbe essere chiaramente pensato in anticipo, anche le situazioni più impreviste sono previste. È necessario creare condizioni in cui i giornalisti si sentano a proprio agio e liberi, perché dipende dalle loro impressioni se la recensione dell’azienda sarà buona o cattiva.
Ecco perché il compito degli organizzatori non è solo quello di creare una piacevole impressione dell’impresa, ma anche di soddisfare le esigenze e i desideri degli operatori dei media. Tutto questo dovrebbe essere considerato quando si pianifica un evento.

Un viaggio per la stampa non è una vacanza

L’impegno previsto è molto. Si potrebbe essere in movimento dalla mattina presto fino a tarda sera, almeno nei viaggi di gruppo organizzati.  Un press tour per giornalisti è una buona opportunità per ampliare i propri orizzonti professionali, acquisire informazioni nuove e interessanti, nonché rilassarsi e socializzare in un ambiente informale, fare nuove conoscenze.