Uno strumento indispensabile per attirare l’attenzione dei media: le conferenze stampa
Cosa sono le conferenze stampa?
Una conferenza stampa è un mezzo per trasmettere più informazioni di quelle che possono essere contenute in un singolo comunicato stampa. Sono occasioni per poter comunicare con i giornalisti e poter raccontare in un evento la notizia.
Diversi sono i motivi per il quale si organizzano conferenze stampa. Un politico può utilizzarla per annunciare la sua campagna o per negare un’accusa. Uno scienziato può organizzarla per rivelare una scoperta. Un capo della polizia può convocare i giornalisti per fornire dettagli su un crimine.
I vantaggi della conferenza stampa
Il vantaggio principale di una conferenza stampa è che si tratta di un evento unico, un appuntamento ufficiale per le occasioni importanti con lo scopo di fornire ai giornalisti una notizia di notevole interesse. L’ annuncio avrà il massimo impatto essendo su tutti i media contemporaneamente.
Il principale vantaggio per il giornalista è che riduce la possibilità che singoli giornali o stazioni di trasmissione perdano la notizia. Consente inoltre loro di condividere il carico di lavoro per interrogare l’intervistato. Se un giornalista dimentica o trascura qualcosa, un altro giornalista probabilmente ci penserà.
Tra i compiti specifici e di responsabilità dell’ufficio stampa troviamo la conferenza stampa. Questa non può essere improvvisata e deve essere preparata e gestita dall’Ufficio Stampa con grandissima attenzione e nei minimo dettagli:
-prima di tutta la ricerca e la prenotazione della sede (che dovrà essere funzionale agli obiettivi prestabiliti e facilmente raggiungibile)
-la scelta degli oratori (preferibilmente degli esperti sul tema)
-la spedizione dell’invito alla stampa (almeno dieci giorni prima) contenente il luogo con l’indirizzo esatto, l’orario, l’argomento e il nome degli oratori in modo da acuire la curiosità dei giornalisti
-la redazione del comunicato stampa
-la preparazione della cartella stampa da distribuire a tutti i giornalisti partecipanti e da inviare a chi non ha potuto essere presente (attraverso la posta elettronica). La cartella deve contenere, oltre al comunicato stampa, i grafici, le note informative, il profilo dei relatori, la brochure illustrativa e gli audiovisivi
-un paio di giorni prima della conferenza stampa, i giornalisti saranno sensibilizzati dall’ufficio stampa attraverso il recall (cioè, chiamandoli al telefono uno ad uno) ed inviando nuovamente l’invito
Di solito, le conferenze stampa si svolgono di mattina tra le ore 10 e le ore 13, tenendo presente la tempistica dei media (prima fra tutti i quotidiani). Al termine della conferenza, sarebbe opportuno predisporre del tempo per eventuali domande da parte dei giornalisti, è possibile offrire un buffet.
Quando possono essere utili le conferenze stampa?
- Se le storie da raccontare in conferenza stampa sono di grande interesse sociale, e percepite come tali dai rappresentanti dei media.
- Se c’è qualcosa di importante da annunciare, preferibilmente legato a un evento significativo, ad esempio al lancio di una campagna nazionale, o quando la campagna ha raggiunto un traguardo significativo, ad esempio è prevista la discussione in Parlamento di un disegno di legge sulla violenza domestica.
- Se un individuo di spicco (politico, celebrità) è presente a un evento della campagna.
- Se c’è un problema correlato o associato alla campagna che riceve l’attenzione dei media. In questo caso, la conferenza stampa dovrebbe aver luogo subito dopo il fatto per sostenere l’attenzione, correggere eventuali idee sbagliate e rafforzare i messaggi chiave.
Conferenze stampa: preparazione
- Se non sei sicuro che una conferenza stampa attirerà sufficiente attenzione da parte dei media, potrebbe essere più efficace diffondere la tua storia lavorando con un piccolo numero di giornalisti fidati o offrendo una copertura esclusiva di una storia con una particolare agenzia di media.
- La data e l’ora della conferenza stampa sono importanti. Altri eventi degni di nota potrebbero distogliere l’attenzione dei giornalisti. Un’attenta preparazione e tempistica riduce questo rischio, ma non è possibile prevedere ogni possibile evento degno di nota che potrebbe verificarsi. I giornalisti possono anche avere tempi di archiviazione diversi per le loro storie, ad esempio se la tua conferenza stampa si tiene a fine giornata, l’interesse potrebbe essere limitato perché è troppo tardi per presentare la domanda per quel giorno o presto il giorno successivo.
- Organizzare la conferenza stampa con attenzione: un evento fallito può comportare una copertura mediatica assente o addirittura negativa. Ciò significa che tutti i relatori dovrebbero essere preparati con cura, cartelle stampa ben preparate con tutte le informazioni necessarie e abbastanza attivisti a portata di mano per aiutare con la logistica, soprattutto se è previsto un gran numero di organi di stampa.
- Un buon moderatore è importante per mantenere la conferenza stampa senza intoppi e in linea con i messaggi e per aiutare a rispondere alle domande dei media. Il ruolo del moderatore è in genere quello di aprire e chiudere la conferenza stampa, evidenziare i messaggi chiave da trasmettere, presentare gli oratori ed essere un cronometrista in modo che le domande e le risposte siano brevi.