Alcuni suggerimenti su come organizzare una conferenza stampa con successo
Le conferenze stampa sono un ottimo modo per ottenere visibilità sui media, possono essere un veicolo efficace per comunicare il messaggio a più media.
Una conferenza stampa è un modo per annunciare un nuovo prodotto o servizio, una nuova invenzione o altre notizie relative all’attività. Quali aspetti importanti dovrebbero essere presi in considerazione quando si organizza una conferenza stampa?
Istruzioni pratiche
Prima della conferenza stampa
Inizia a pianificare diverse settimane prima della tua conferenza stampa.
1. Definisci il messaggio
Il tuo messaggio dovrebbe essere riassunto in 3-5 punti chiave. Se una data, un’ora, un indirizzo o un numero di telefono o altre informazioni specifiche fanno parte del messaggio, indicalo più di una volta e mostralo in modo ben visibile nella cartella stampa. Controlla due o tre volte tali informazioni.
2. Pianificare la data e l’ora
Assicurarsi che la data e l’ora della conferenza stampa non siano in conflitto con altri eventi stampa o scadenze dei media. Verificare con i media locali e i servizi via cavo su tali scadenze/eventi. Inoltre, scopri quali potrebbero essere i giorni di notizie “più calmi” in una settimana, quindi prova a tenere la tua conferenza stampa in un giorno “calmo”. Ad esempio, negli Stati Uniti, il martedì, il mercoledì e il giovedì sono i giorni migliori per le conferenze stampa, poiché sono generalmente considerati giorni di notizie “più lenti” (salvo eventi di notizie improvvisi o dell’ultimo minuto). In molti paesi, il momento migliore per programmare la conferenza stampa è tra le 10:00 e le 11:00, per garantire la massima copertura da parte dei media. In alcuni paesi, anche i briefing per la colazione la mattina presto potrebbero essere utile da offrire per attirare la partecipazione dei media.
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3. Scegli il sitoScegli un luogo per la conferenza stampa che sia facile da raggiungere e non troppo lontano per i giornalisti. Idealmente, il luogo dovrebbe offrire un interesse visivo e una relazione con l’argomento, ad esempio un edificio governativo, un tribunale o una clinica locale. Scegliere un luogo con poco rumore di fondo (ad es. dal traffico, telefoni, aerei) e che abbia prese elettriche e prolunghe adeguate per l’illuminazione e altri scopi.
4. Seleziona e forma i partecipanti
I relatori devono essere ben informati e articolati . Dovrebbero essere in grado di gestire anche gli interrogatori della stampa e il controllo. Persone con alta credibilità, come i politici locali, il direttore di una nota organizzazione, un medico o un giudice possono farsi portavoce efficaci. Le testimonianze di prima mano delle persone interessate dal problema possono essere estremamente potenti e convincenti. Pianifica le eventuali difficoltà che potrebbero sorgere per loro durante l’evento.
Suggerimenti per i partecipanti:
– Sii chiaro e conciso – evita di usare gergo, retorica, digressioni o linguaggio provocatorio.
– Conta l’organizzazione: i partecipanti devono sempre avere tutto il necessario a portata di mano
– Dì sempre la verità . Se non conosci la risposta a una domanda, dillo. Non esagerare o fornire cifre che non sono supportate da prove e non dichiarare opinioni come fatti.
Trova un moderatore che abbia esperienza con la stampa. Lei o lui faciliterà la conferenza stampa introducendo il problema e i partecipanti. Il moderatore indirizza anche le domande ai partecipanti appropriati. Se non hai esperienza con le conferenze stampa, partecipa alla conferenza stampa di un gruppo diverso per familiarizzare. Condurre una prova generale , ovvero una simulazione privata della vera conferenza stampa. I relatori dovrebbero avere script per memorizzare i 3-5 punti chiave e assicurarsi che parlino non più di 3-5 minuti ciascuno. Durante le prove, chiedi a qualcuno del tuo gruppo di porre domande impegnative in preparazione a situazioni difficili durante la vera conferenza stampa.
Una risposta adeguata a una domanda difficile o fuorviante potrebbe essere: “Questa è una buona domanda, ma non rientra nell’ambito di questa conferenza stampa. Il nostro focus oggi è su…” Se la domanda è legittima ma non conosci la risposta, chiama qualcun altro del tuo gruppo o controlla la risposta e torna più tardi da quel giornalista.
5. Contatta i media.
Crea una mailing list completa di giornalisti ed editori, direttori di notizie presso stazioni radio e sui principali giornali, editori di settimanali e servizi di telegiornali. Assicurati di includere i giornalisti che potrebbero aver trattato il problema negli ultimi mesi. Invia il tuo avviso stampa ai media con circa una settimana di anticipo e poi di nuovo il giorno prima della riunione.
6. Follow-up con i media
Segui il tuo avviso stampa con un contatto telefonico con i principali media il terzo giorno dopo averlo inviato e una seconda volta la mattina della conferenza stampa.
7. Sviluppare una cartella stampa e preparare un numero sufficiente di copie
8. Prepara la sala
– Verificare la posizione delle prese elettriche per microfoni e luci
– Allestisci la stanza con un tavolo abbastanza lungo da ospitare tutti i tuoi relatori, con cartellini con il nome
– Fornire abbastanza posti a sedere nella stanza per i giornalisti e spazio per la loro attrezzatura
– Mostra elementi visivi come sfondo al tavolo del tuo relatore, ad esempio grafici e poster
– Avere una lista di accesso per la presenza
– Prepara caffè, tè, acqua e qualsiasi altro rinfresco
Alla conferenza stampa
- Benvenuto ai membri della stampa al loro arrivo. Chiedi loro di accedere, con i loro nominativi e consegna a ciascuno di loro una cartella stampa. Controllare la lista di accesso per vedere quali organi di stampa si sono accreditati. Potresti anche voler stabilire un contatto personale con i principali rappresentanti dei media prima o dopo la conferenza stampa
- Registra l’evento su video, per i tuoi archivi e per un possibile utilizzo dei media in futuro
- Inizia approssimativamente in tempo . Chiedi al moderatore di dare il benvenuto alla stampa e di presentare il problema e i partecipanti.
- Ogni partecipante deve presentarsi per non più di 3-5 minuti
- Dopo tutte le presentazioni, il moderatore dovrebbe occuparsi di tutte le domande della stampa e indirizzare le domande ai partecipanti appropriati
- Dopo circa 30-45 minuti, termina la conferenza formale. Ringrazia i partecipanti per la presentazione e i media per aver partecipato. In molti casi, potresti voler incoraggiare i media a rimanere per ulteriori conversazioni informali con gli oratori.
Dopo la conferenza stampa
- Contattare i rappresentanti dei principali organi di stampa rappresentati. Esaminando il tuo registro delle presenze, dovresti essere in grado di determinare quali principali media non erano presenti. Invia un comunicato stampa e una cartella stampa a queste persone, invia una registrazione dell’evento o programma un’intervista con un giornalista e uno degli oratori della conferenza stampa.
- Rivedi la conferenza stampa con altri membri della tua organizzazione che hanno partecipato. Cosa è andato bene? Cosa avresti potuto fare di meglio? E come migliorerai la prossima conferenza stampa che organizzerai?