Le regole per un comunicato stampa efficace
Un comunicato stampa è un breve documento inviato ai giornalisti per informarli di un evento specifico. Non va confuso con la cartella stampa, destinata a presentare ai giornalisti l’intera azienda.
Il comunicato stampa è redatto per essere utilizzato direttamente dai giornalisti che scriveranno a loro modo un articolo completo. È un strumento fondamentale del lavoro di PR, si tratta però di una notizia non di una pubblicità.
Lunghezza
Un comunicato stampa non deve contenere più di 500 parole. Bisogna mantenersi intorno alle due pagine, ma meglio se il comunicato stampa si concentri su una pagina. Mantenendo il linguaggio semplice, conciso e diretto evitando però il gergo.
Le 5 W
Nell’introduzione, il comunicato stampa dovrebbe contenere le 5 W: chi, cosa, dove, quando e perché? Fondamentale è rispondere subito a queste domande, assicurandosi che i giornalisti che leggono solo il primo paragrafo sappiano esattamente cosa si sta proponendo.
Il titolo
Il titolo dovrebbe contenere minimo 6-8 parole ed attirare da subito l’attenzione. L’ “intestazione” dovrebbe riassumere la storia, ma dovrebbe anche coinvolgere e suscitare interesse. Un titolo accattivante è un buoi inizio per attirare l’attenzione sul comunicato. Anche se non contiene tutte le informazioni del caso, non bisogna preoccuparsi. Nel titolo principale è importante citare il nome dell’azienda.
Sottotitolo
I paragrafi
Il primo paragrafo (da due a tre frasi) deve riassumere la storia e gli ulteriori paragrafi dovrebbero fare da approfondimento. Il “centro” di un comunicato stampa dovrebbe tirare fuori gli aspetti più interessanti dell’evento.
Molto importante è leggere i paragrafi e immaginare di n0n conoscere nulla sull’argomento. Se ha senso si è sulla strada giusta.
Tempi
Le notizie dovrebbero essere recenti poiché i giornalisti lavorano solo con nuove informazioni. Dopo qualche tempo, la storia non è più interessante (a causa della notizia stessa o perché è già stata pubblicata altrove).
Fotografie
Le immagini ad alta risoluzione possono essere aggiunte al racconto della storia. Se possibile, è necessario disporre di un’immagine per illustrare la storia. Deve essere un’immagine digitale di alta qualità e ad alta risoluzione (cioè 300 dpi) salvata in formato JPEG. Potrebbe trattarsi del protagonista, di altre persone o di uno dei prodotti. Di solito le foto delle persone funzionano molto di più, questo perché è visivamente molto più interessante e famigliare.
Le immagini possono essere allegate al corpo del comunicato stampa ma si possono anche renderle disponibili all’inizio del comunicato mettendo ‘Disponibile immagine ad alta risoluzione. Contatta <email> o scarica da <link pagina del sito>.
Citazioni
È necessario includere una citazione dal protagonista del comunicata. La citazione deve essere nuova, incisiva e pertinente quanto più possibile.
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Paragrafo di chiusura
Il paragrafo di chiusura spesso fornisce dettagli aggiuntivi e un numero di telefono di contatto o un sito Web
Contatto per ulteriori informazioni
I dettagli di contatto dovrebbero essere aggiunti alla fine del comunicato. Includere un nome, un numero di telefono, un indirizzo e-mail, un collegamento al sito Web e, se possibile, un numero di cellulare.
Stile di scrittura
- Evitare di usare un linguaggio colorito, frasi fatte, gergo, frasi burocratiche o luoghi comuni. Questo renderà la storia solo più pesante
- Semplicità, soprattutto nel racconto dei fatti. Non si tratta di un trattato.
- Evitare di usare frasi e paragrafi molto lunghi
- Evitare punti esclamativi, non stiamo scrivendo un annuncio!
- Non stiamo scrivendo una pubblicità.
Inviare il comunicato via email a contatti mirati
L’e-mail è il modo più conveniente per i giornalisti/editori di ricevere i comunicati stampa.
Utilizzare il modello a piramide rovesciata per il contenuto del corpo
Il modello a piramide invertita è una tecnica popolare di giornalismo in cui la parte più importante di un articolo viene all’inizio.
Ecco come appare
Questo è il modo in cui strutturare dei comunicati stampa efficaci.
Perché è importante scrivere un comunicato stampa:
1. Attira attenzione e consapevolezza
I giornalisti e i media hanno una portata molto più ampia della singola attività, quindi ha senso utilizzare i comunicati stampa per attirare più attenzione e consapevolezza.
2. Aiuta a costruire relazioni
L’invio di comunicati stampa è un esercizio vantaggioso. I giornalisti hanno bisogno di storie: se puoi aiutarli in questo, potrebbe essere l’inizio di una relazione con qualcuno nel settore.
3. Migliora l’ottimizzazione per i motori di ricerca
Se riesci si riesce ad incorporare le parole chiave in modo efficiente, il posizionamento per quelle parole chiave sui motori di ricerca può aumentare.
Brand reputation
Un comunicato stampa efficace è anche un buon modo per controllare come viene vista l’azienda in questione. In questo modo si può costruire l’immagine del marchio e modellare la percezione pubblica attraverso una dichiarazione ufficiale informativa con i fatti per contrastare qualsiasi pubblicità negativa.
Quando è importante scrivere un comunicato stampa?
Idealmente, un comunicato stampa è importante ogni volta che si desidera condividere contenuti degni di nota. Per questo bisogna considerare
- Impatto: qualcuno sarà influenzato da queste informazioni?
- Immediatezza: è una notizia urgente?
- Riconoscimento: si tratta di qualcosa di noto?
I comunicati stampa di maggior successo soddisfano almeno due di questi tre criteri.
Formato e modello del comunicato stampa
Ecco un tipico formato di comunicato stampa:
- Titolo che attira l’attenzione della gente: un titolo che cattura l’attenzione della gente e spiega chiaramente di cosa tratta la pubblicazione: è uno studio degno di nota? Un lancio di prodotto?
- Luogo: dove ti trovi e dove si stanno svolgendo le notizie
- Forte vantaggio : qui è dove spieghi il tuo studio/contenuto degno di nota in una frase
- Corpo: dovrebbe essere un’informazione facilmente scremabile fornita con livelli di importanza decrescenti. È una buona idea aggiungere virgolette in tutto il corpo per sostenere le tue argomentazioni.
- Testo: poche parole per descrivere la tua azienda al pubblico
- Contatto stampa: nome e recapiti del coordinatore dei media o responsabile delle comunicazioni. In genere, chiunque possa contattare il giornalista per ottenere maggiori informazioni.
Quando parliamo di comunicati stampa, possiamo fare un paragone con un ottimo cibo o un regalo straordinario, anche se è eccezionale ma dato in una confezione scadente, perde il suo valore. Alla fine, la prima impressione visiva è molto importante.
Come formattare un comunicato stampa, allora? Ci sono molti modi per distribuire un comunicato stampa, ma quelli più usati sono:
L’invio di comunicati stampa in file PDF era molto popolare alcuni anni fa. Sebbene abbiano lo stesso aspetto su ogni dispositivo, sono piuttosto problematici: sono pesanti, a volte difficili da copiare dalle informazioni e per questo la maggior parte dei giornalisti preferisce altro.
Testo normale
Il prossimo formato di comunicato stampa da tenere in considerazione è il testo normale. È sicuramente una scelta sicura, ma è anche estremamente usuale. Un buon comunicato stampa deve essere interessante/innovativo/di modo che i i giornalisti vorranno scriverne. Se la versione è uguale a tutte le altre email lette quel giorno, molto probabilmente non verrà ricordata
Comunicato stampa interattivo
È molto probabilmente il formato di comunicato stampa più recente sul mercato. Sebbene i giornalisti possano essere un po’ titubanti all’inizio, lo ricorderanno sicuramente. Questo è anche il modulo più intuitivo: è facile da copiare, facile da scaricare e difficile da dimenticare. Si possono utilizzare molte piattaforme disponibili online per rendere il comunicato molto più interattivo.
Quando è il momento e il giorno migliori per inviare un comunicato stampa?
I giorni peggiori sono il mercoledì e il venerdì, l’85% delle email si perde nelle caselle di posta dei giornalisti. Inviare qualcosa durante il fine settimana è ancora peggiore.
Il giovedì è uno dei giorni migliore della settimana per inviare un comunicato stampa
Questo perché verso la fine della settimana i giornalisti hanno cancellato i compiti più importanti della loro lista e sono finalmente in grado di leggere tutte le loro email non aperte. Venerdì, invece, sembra avere l’effetto opposto. La mente di tutti è nel fine settimana, quindi tutto ciò che non è una priorità assoluta viene lasciato per lunedì.
A che ora inviare il comunicato stampa?
Il momento migliore per inviare un comunicato stampa è tra le 10:00 e le 14:00, ovvero quando gli editori aprono circa un terzo di tutte le email che hanno ricevuto . Le prime ore del mattino sono meno efficaci. Se si decide comunque di inviare il comunicato la mattina è meglio aspettare almeno fino alle 8-9 circa.
In breve:
- Il giorno migliore per inviare un comunicato stampa è giovedì
- Il momento migliore per inviare un comunicato stampa è tra le 10:00 e le 14:00
Se possibile, evitare il mercoledì, il venerdì e il fine settimana, quando è difficile o quasi impossibile attirare l’attenzione degli editori. Evitare il pomeriggio (14:00-18:00) e la mattina presto.
L’orario è condizionato anche dal settore di appartenenza. Il settore, posizione o altri fattori potrebbero avere un impatto sul momento ottimale per premere invio.
Come dare seguito alla email dell’invio del comunicato stampa?
Una delle parti meno piacevoli della presentazione ai giornalisti è il temuto seguito. Un modo sicuro per dare seguito è aspettare qualche giorno e inviare loro un’altra email chiedendo se hanno ricevuto il comunicato in questione.